Huishoudelijke Reglement

LEDEN/DONATEURS

Artikel 1.
De vereniging kent de volgende categorieën van leden en donateurs:
1. Seniorleden;
Seniorleden van de vereniging zijn natuurlijke personen, die op de eerste januari van het verenigingsjaar de zeventienjarige leeftijd hebben bereikt.

2. Juniorleden;
Juniorleden zijn natuurlijke personen die op de eerste januari van het verenigingsjaar de zeventienjarige leeftijd nog niet hebben bereikt. Zie verder artikel 6 lid 2e en 2f.

3. Ereleden en leden van verdienste;
Ereleden zijn zij, die zich op bijzonder eervolle wijze jegens de vereniging onderscheiden hebben, en leden van verdienste zijn seniorleden en niet-spelende leden, die zich jegens de vereniging bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt, en die tot erelid dan wel lid van verdienste zijn benoemd bij besluit door de Algemene Leden Vergadering, genomen met een meerderheid van tenminste twee derde van de geldig uitgebrachte stemmen. Ereleden en leden van verdienste hebben dezelfde rechten en verplichtingen als in de wet, de Statuten en het Huishoudelijk Reglement aan seniorleden zijn toegekend, met inachtneming van artikel 9 lid 5 van de Statuten.

4. Niet-spelende leden;
Niet-spelende leden zijn leden, die lid blijven van de vereniging.

5. Zomerleden;
Zomerleden zijn leden die tijdens het zomerseizoen maximaal 4 maanden speelgerechtigd zijn.
Zomerleden hebben toegang tot de Algemene Leden Vergadering, maar hebben geen stemrecht.

6. Winterleden;
Winterleden zijn leden die tijdens de wintermaanden maximaal 4 maanden speelgerechtigd zijn.
Winterleden hebben toegang tot de Algemene Leden Vergadering, maar hebben geen stemrecht.

7. Donateurs;
Donateurs zijn zij, die in de in de vereniging geen speelrecht hebben, doch zich bereid hebben verklaard de vereniging geldelijk te ondersteunen.

8. Competitiespeler:
Competitieleden zijn leden die eventueel lid zijn van een andere vereniging en bij ons competitie spelen. Zij betalen daar het bepaalde bedrag voor van 60 Euro.

LIDMAATSCHAP

Artikel 2.
1. Zij die als lid tot de vereniging wensen toe te treden, dienen zich schriftelijk of digitaal aan te melden bij de secretaris van het bestuur onder opgave van alle gewenste informatie, zoals vermeld op het aanmeldingsformulier. De secretaris dient een hiertoe passend formulier te verstrekken.

2. Indien in het bestuur een ledenadministrateur is benoemd dienen voorgaande handelingen aan hem/haar te worden gericht dan wel door hem/haar te worden verricht.

3. Op het aanmeldingsformulier dient te worden vermeld: voornaam, achternaam, geslacht, adres, woonplaats, emailadres,  geboortedatum, nationaliteit en overige contactgegevens.

4. De bij de aanmelding tot het lidmaatschap verstrekte persoonsgegevens worden door de vereniging opgenomen in het ledenbestand van de vereniging in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten.

5. De leden zijn verplicht alle veranderingen in de persoonsgegevens ten spoedigste aan de daartoe aan ledenadministrateur door te geven.

6. De vereniging kan de benodigde persoonsgegevens van de leden binnen verenigingsverband openbaar maken in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten en is verplicht de persoonsgegevens te verstrekken aan de KNLTB in verband met de aanmelding als lid.

7. De vereniging hanteert de persoonsgegevens volgens de A.V.G. (Algemene Verordening Gegevensbescherming).

8. Met inachtneming van het bepaalde van artikel 4 van de Statuten, vangt het lidmaatschap aan na besluit van het bestuur.

9. Zij die op eigen verzoek enig lidmaatschap wensen te beëindigen kunnen mits zij toetreden als niet-spelend lid, weer gewoon lid worden bij aanvang van een nieuw verenigingsjaar, tenzij het bestuur anders beslist.

RECHTEN EN VERPLICHTINGEN VAN DE LEDEN

Artikel 3.
1. Speelrecht hebben alle leden die aan hun financiële verplichtingen jegens de vereniging hebben voldaan, met uitzondering van geschorste leden en niet-spelende leden. Zie artikel 8.3 en 8.7 van de statuten. Bij het gebruik maken van het speelrecht dient het baanreglement in acht te worden genomen. Tijdens het spelen is tenniskleding en tennisschoeisel verplicht.

2. Het tijdig berichten van verhindering, indien zij niet in staat zijn aan wedstrijden deel te nemen.

3. Op de juiste tijd en plaats aanwezig te zijn voor deelname aan wedstrijden.

4. De leden zijn verplicht de contributie voor het lidmaatschap te voldoen binnen vier weken na de factuurdatum. KZTV volgt hier de KNLTB richtlijnen.

5. Indien de verschuldigde contributie niet ontvangen is binnen de betalingstermijn, wordt de KNLTB lidmaatschapskaart geblokkeerd.

6. Het bestuur heeft het recht leden die op de eerste januari van het verenigingsjaar de 18 jarige leeftijd hebben bereikt en ouder, binnen redelijke grenzen, te verplichten tot het verrichten van kantine- en andere diensten ten behoeve van de vereniging. De kantinedienstverplichting geldt tot het bereiken van de 71 jarige leeftijd (Per 15 februari 2024). Het bestuur kan om vigerende redenen hier van afwijken.

STRAFFEN

Artikel 4.
1. Het bestuur is bevoegd te besluiten overeenkomstig het bepaalde in artikel 7 van de Statuten, indien leden handelen in strijd met de verplichtingen bedoeld in artikel 3,5 en 6 van dit Huishoudelijk Reglement.

2. Het bestuur is bevoegd te besluiten, in aanvulling op het bepaalde in artikel 7 van de Statuten, van een lid schadevergoeding te eisen in geval van schade aan de eigendommen en faciliteiten van de vereniging, indien dit een gevolg is van handelen, in strijd met de regels en gebruik bedoeld in artikel 6, vijfde lid, van de Statuten.

INTRODUCTIE NIET-LEDEN

Artikel 5.
1. Leden, met uitzondering van niet-spelende leden, zijn gerechtigd tot introductie van niet- of niet-spelende leden tot maximaal drie maal per jaar. Eenzelfde niet-lid kan niet meer dan drie maal per jaar worden geïntroduceerd, ook al geschiedt introductie door verschillende leden.

2. Introductie is uitsluitend toegestaan onder voorkennis van een bestuurslid en met inachtneming van het baanreglement.

3. De introductie geschiedt tegen een door het bestuur vast te stellen bedrag. Een junior lid betaalt de helft van dit bedrag.

CONTRIBUTIE

Artikel 6.
1. De contributie/bijdrage is verschuldigd voor het hele verenigingsjaar, conform de vorm van het lidmaatschap. In de contributie is de bijdrage (inschrijftarief) aan de K.N.L.T.B. inbegrepen. Wijziging van de contributie geschiedt met inachtneming van het CBS indexcijfer voor de gezinsconsumptie en wordt afgerond op hele euro’s, tenzij de Algemene Leden Vergadering anders besluit.

2. De in artikel 9 lid 2 van de Statuten genoemde contributie kunnen worden vastgesteld voor de volgende categorieën:
seniorleden en leden van verdienste.
a. Seniorleden en Leden van verdienste.
b. Ereleden.
Ereleden zijn vrijgesteld van de jaarlijkse contributie.
c. Zomer -en Winterleden.
Deze leden betalen contributie voor de vastgestelde periode.
d. Niet-spelende leden.
e. Juniorleden.
f. Juniorleden kennen de volgende leeftijdscategorieën:
a. Junioren (t/m 7 jaar)
b. Junioren (8 t/m 11 jaar
c. Junioren (12 t/m 15 jaar)
d. Junioren (16 t/m 17 jaar)
g. Het inschrijfgeld voor alle juniorencategorieën bedraagt de helft van het inschrijftarief voor seniorenleden, zie artikel 6 lid 1.
h. Studenten.
Studenten zijn zij die voor de aanvang van elk verenigingsjaar, de secretaris of de ledenadministrateur schriftelijk dienen te berichten of zij gaan studeren of nog studerende zijn. Bewijsstukken hiertoe dienen desgewenst te worden getoond. Studerenden waarvan hun studie betaald wordt door werkgevers vallen buiten de studentenregeling.

3. De minimum bijdrage van donateurs en niet-spelende leden van verdienste wordt door het bestuur vastgesteld.

4. In geval het lidmaatschap van de vereniging wordt verworven in de loop van het verenigingsjaar kan het bestuur te zijner beoordeling gedeeltelijke ontheffing verlenen van de geldelijke verplichtingen jegens de vereniging.

VERGADERINGEN

Artikel 7.
1. De vergaderingen worden onderscheiden in:
a. Algemene Leden Vergadering;
b. Bestuursvergadering;
c. Commissie en/of werkgroep vergadering.

2. De Algemene Leden Vergadering oefent de "wetgevende macht" uit, onverminderd de bevoegdheid bij dit Huishoudelijk
Reglement aan het bestuur toegekend, en met inachtneming van wat ten aanzien van de Algemene Vergadering geregeld is in de statuten.

3. De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter roept de vergadering bijeen. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen acht dagen geen gevolg wordt gegeven en/of de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen wordt gehouden, zijn verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.

4. Kandidaatstelling voor een door de Algemene Vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur of door tenminste tien stemgerechtigde leden. Kandidaatstelling door leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, ondertekend door de voorstellers alsmede de kandidaat, die daarmede verklaart een eventuele benoeming te aanvaarden. Deze verklaring dient tenminste zeven dagen, voordat de vergadering wordt gehouden te worden ingediend. Het bestuur is verplicht zich te vergewissen van de bereidheid tot aanvaarden van een eventuele benoeming van een door haar voorgestelde kandidaat.

5. Ter behandeling op een algemene (leden-)vergadering kunnen leden voorstellen indienen, mits deze schriftelijk bij de secretaris zijn ingediend, tenminste zeven dagen voordat de vergadering wordt gehouden. Een dergelijk voorstel moet ondertekend zijn door tenminste tien stemgerechtigde leden.

6. Alle op de agenda ener vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel, hetwelk rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt.

7. Een verzoek tot het houden van een Algemene Vergadering als bedoeld in artikel 14 lid 4 der Statuten, dient te geschieden door een schriftelijke tot het bestuur gerichte aanvraag. De aanvraag dient door alle verzoekende leden te worden ondertekend. Ondertekening krachtens volmacht is niet toegestaan.

8. Bestuurs- en commissievergaderingen kunnen niet worden gehouden wanneer niet tenminste de helft plus één der bestuur-, respectievelijk commissieleden aanwezig is. Wanneer een vergadering bij gebreke van het vereiste aantal leden niet kan worden gehouden, kan binnen vier weken nadien een nieuwe vergadering worden belegd en gehouden, waarin ongeacht het aantal aanwezige leden kan worden beraadslaagd en besluiten kunnen worden genomen.

9. In de bestuursvergadering heeft ieder bestuurslid één stem. In ledenvergaderingen heeft het bestuur zoveel stemmen als er bestuursleden zijn. Bestuursleden zijn te allen tijde bevoegd commissievergaderingen - met uitzondering van de commissie genoemd in artikel 13 lid 3 der statuten, hierna te noemen kascommissie, - bij te wonen.

BESTUUR

Artikel 8.
1. Het Dagelijks Bestuur te weten de voorzitter, de secretaris en de penningmeester worden door de Algemene Leden Vergadering in functie gekozen. De overige bestuursleden worden door Algemene Leden Vergadering gekozen en verdelen onderling de bestuursfuncties.

2. Het gehele bestuur treedt een jaar na zijn verkiezing af. Aftredende bestuursleden zijn terstond herkiesbaar.

3. De kandidaat-leden worden met een meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen tot bestuurslid gekozen.

4. De voorzitter heeft de leiding van de vereniging; hij presideert en leidt vergaderingen, draagt zorg dat ter vergadering wordt behandeld wat op de agenda staat vermeld, ziet toe op de naleving van alle statutaire en reglementaire bepalingen en op de uitvoering van de genomen besluiten.

5. De secretaris is belast met het voeren van de correspondentie, het verzenden van convocaties voor de vergaderingen, het bijhouden der notulen van bestuurs- en ledenvergaderingen, het opmaken en bijhouden van de ledenlijst, het opmaken van het jaarverslag en de verzorging van het archief.

6. De penningmeester is belast met het beheer der geldmiddelen van de vereniging, de inning der contributies en entreegelden, de betaling der schulden van de vereniging, het opmaken van het financieel jaarverslag en de opstelling in overleg met de overige leden van het bestuur van een begroting voor het komende verenigingsjaar.

7. Het Bestuur benoemt onderling een vice-voorzitter.

8. Bij ontstentenis van de voorzitter, en/of de secretaris en de penningmeester worden de taken door de overige leden
waargenomen daar waar nodig op basis van de taakomschrijvingen.

COMMISSIES

Artikel 9.
1. De Algemene Vergadering en/of het bestuur kan één of meerdere commissies benoemen met een algemene of bijzondere opdracht.

2. In ieder geval dienen de navolgende commissies te worden benoemd:
a. Accommodatiecommissie, waaronder der Tuincommissie.
b. Communicatiecommissie
c. Evenementencommissie
d. Jeugdcommissie
e. Kantinecommissie
f. Sponsorcommissie
g. Technische commissie;

3. De commissies, met uitzondering van de kascommissie, zijn verantwoording verschuldigd tegenover het bestuur, tenzij de Algemene Vergadering anders beslist.

4. De commissies, met uitzondering van de kascommissie, benoemen uit hun midden een voorzitter.

5. De overige commissies, werkgroepen en groepen van leden benoemen elk uit hun midden een coördinator.

6. Commissieleden worden benoemd voor een periode van een jaar met een automatische verlenging, tenzij het een eenmalige bijzondere opdracht betreft. In dat geval geldt de benoeming voor de duur van de opdracht.

7. De commissies, met uitzondering van de kascommissie, kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.

8. De kascommissie, bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor één jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een der commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur, door de Algemene Leden Vergadering worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie dat het langst zitting heeft  gehad.
Eenzelfde lid kan niet langer dan twee opeenvolgende jaren van de kascommissie deel uitmaken. Een voormalig lid kan na twee verenigingsjaren weer gekozen worden.

BEVOEGDHEID BESTUUR

BESLUITVORMING

Artikel 11.
1. Verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel geen der stemgerechtigde leden stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan. Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot stemming overgegaan. Bij mondelinge stemmingen brengt in bestuursvergaderingen de voorzitter en in Algemene Leden Vergaderingen het bestuur als laatste zijn stem uit.

2. Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem.

3. In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. Door de Algemene Leden Vergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die is kandidaat gesteld op de wijze als bij de Statuten en Huishoudelijk Reglement is geregeld. De benoeming van ereleden en leden van verdiensten geschiedt op voordracht van het bestuur. Besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen, tenzij bij Statuten of Huishoudelijk Reglement anders is bepaald. Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.

4. Indien bij een verkiezing van personen niemand de meerderheid van de totaal uitgebrachte geldige stemmen heeft verkregen vindt een tweede stemming plaats. Heeft ook dan niemand de meerderheid verkregen, dan vinden herstemmingen plaats totdat één persoon de meerderheid heeft verkregen.
Bij herstemmingen - waaronder niet begrepen de tweede stemming - wordt telkens gestemd tussen de personen, op wie bij de vorige stemming is gestemd, evenwel uitgezonderd de persoon, op wie bij die voorafgaande stemming het geringste aantal stemmen is uitgebracht. In geval bij een stemming tussen twee personen de
stemmen staken, beslist het lot wie van beiden is gekozen.

ARCHIEF

Artikel 12.
1. Het archief bevat:
a. Alle aan de vereniging gerichte stukken
b. Alle officiële uitgaande stukken
c. De notulen van alle bestuursvergaderingen en Algemene Leden Vergaderingen, de financiële verslagen, de jaarverslagen van de commissies, de kasboeken, een officieel exemplaar van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement, alle officiële ledenlijsten en alles wat het bestuur verder in het archief wil plaatsen.

2. Het archief wordt beheerd door een archivaris, onder verantwoordelijkheid van de secretaris.

AANSPRAKELIJKHEID VERENIGING

DUUR

Artikel 13 a
1. Het verenigingsjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december.

2. Het financiële verenigingsjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december.

3. de Algemene Leden Vergadering vindt plaats binnen drie maanden na afloop van het verenigingsjaar.

SLOTBEPALINGEN

Artikel 14.
1. Door toetreding verklaart ieder lid van de vereniging zich te onderwerpen aan de regels en bepalingen in het Huishoudelijk Reglement, alsmede aan de wijzigingen, die hierin naderhand aangebracht zijn.

2. De Algemene Leden Vergadering van de vereniging kan met meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen, dispensatie verlenen aan de voorschriften van dit Huishoudelijk Reglement en aan alle gemaakte of eventueel te maken bepalingen.

3. Wijzigingen van het Huishoudelijk Reglement kunnen op voorstel van het bestuur of op voorstel van leden zo nodig in een eerstvolgende Algemene Leden Vergadering in behandeling worden gebracht en behoeven een meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen.

Artikel 15.
De leden kunnen digitaal de Statuten, het Huishoudelijk Reglement en verslagen van bestuursvergaderingen en Algemene Ledenvergaderingen achter een persoonlijke inlogcode op de website benaderen.

Artikel 16.
1. In geval van twijfel omtrent de uitleg of toepassing van dit reglement beslist het bestuur. Eveneens beslist het bestuur In alle gevallen waarin door dit Huishoudelijk Reglement niet wordt voorzien.

2. Het bestuur is daarvoor verantwoording schuldig aan de Algemene Leden Vergadering.

Artikel 17.
Aldus vastgesteld en goedgekeurd in de Algemene Leden Vergadering van Koog Zaandijkse Tennis Vereniging gehouden op 30 januari 2022 te Koog aan de Zaan.

Per 1 maart 2023 is artikel 3 punt 6 gewijzigd: leeftijd 67 is t/m 70 jaar geworden.